Arbeitsgemeinschaft
deutsche Ostgebiete e.V.
Wie ein Traditionsverein sich digital komplett neu erfunden hat und Vorstände nun 90 % weniger Zeit für die Verwaltung brauchen.
Die Herausforderung
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Zettelwirtschaft
Mitgliederdaten lagen in alten Excel-Listen verstreut. Rechnungen und Spenden mussten mühsam per Hand abgeglichen werden.
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Verstecktes Wissen
Wertvolle Vereinshefte und Dokumente verstaubten in Ordnern. Wenn ein Mitglied etwas suchte, fand es nichts.
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Veraltete Webseite
Die alte Seite ließ sich auf dem Handy kaum lesen. Junge, potenzielle Mitglieder wurden so direkt abgeschreckt.
Unsere Lösung
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Alles an einem Ort
Eine zentrale Verwaltung, in der sich Mitglieder selbst einloggen können. Das nimmt dem Vorstand fast die komplette Arbeit ab.
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Intelligentes Archiv
Alle Dokumente wurden digitalisiert. Ein digitaler Assistent beantwortet nun Fragen direkt aus den alten Texten heraus.
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Modernes Design
Eine frische, aufgeräumte Seite, die perfekt auf jedem Smartphone funktioniert und den Verein von seiner besten Seite zeigt.
Der technische Vorreiter.
Messbare Resultate.
Durch die Automatisierung entfällt der manuelle Listen-Wahnsinn der letzten Jahre.
Was früher Stunden in den Archiven dauerte, löst die KI heute in Sekunden.
Sichere Verarbeitung auf deutschen Servern — rechtlich vollständig abgesichert.
Der AI-Search-Stack.
Um 70 Jahre Forschungsdaten durchsuchbar zu machen, haben wir ein Retrieval-Augmented Generation (RAG) System implementiert.
Vektorisierung: Alle PDFs werden in numerische Vektoren umgewandelt und in einer IBM Astra Vektor DB gespeichert.
Kontext-Suche: Bei einer Frage sucht das System nach den relevantesten Textpassagen statt nur nach Schlagworten.
Privacy Bridge: Ein PHP-Proxy entkoppelt alle Anfragen, sodass keine Metadaten der Mitglieder an US-Server übertragen werden.
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"Kolbeck Digital hat unseren Traditionsverein technologisch nicht nur gerettet, sondern zu einem digitalen Vorreiter gemacht."
Gerhard Jende
Stv. Leiter · ArGe Ostgebiete e.V.